UNIDAD III CICLO DE
VIDA Y NORMALIZAN DE UN ASISTENTE DE DATOS
3.1 NORMALIZACION
Las bases de datos relacionales
se normalizan para:
Evitar la redundancia de los
datos.
Evitar problemas de actualización
de los datos en las tablas.
Proteger la integridad de los
datos.
En el modelo relacional es
frecuente llamar tabla a una relación, aunque para que una tabla sea
considerada como una relación tiene que cumplir con algunas restricciones:
Cada columna debe tener su nombre
único.
No puede haber dos filas iguales.
No se permiten los duplicados.
Todos los datos en una columna
deben ser del mismo tipo.
3.1.1 primera forma
normal
-Primera Forma Normal
Una tabla está en
Primera Forma Normal sólo si
Todos los atributos son
atómicos. Un atributo es atómico si los elementos del dominio son indivisibles,
mínimos.
La tabla contiene una
clave primaria.
La tabla no contiene
atributos nulos.
Si no posee ciclos
repetitivos.
Una columna no puede
tener múltiples valores. Los datos son atómicos. (Si a cada valor de X le
pertenece un valor de Y, entonces a cada valor de Y le pertenece un valor de X)
Esta forma normal
elimina los valores repetidos dentro de una BD
-primero forma se busca
que la informacion sea indivicible que no desglose en varias y tenga una clave
primaria
3.1.2 segunda forma
normal
-Dependencia Funcional.
Una relación está en 2FN si está en 1FN y si los atributos que no forman parte
de ninguna clave dependen de forma completa de la clave principal. Es decir que
no existen dependencias parciales.
En otras palabras
podríamos decir que la segunda forma normal está basada en el concepto de
dependencia completamente funcional. Una dependencia funcional es completamente
funcional si al eliminar los atributos A de X significa que la dependencia no
es mantenida, esto es que A Є X, (X – {A}) -x-> Y. Una dependencia funcional
es una dependencia parcial si hay algunos atributos que pueden ser removidos de
X y la dependencia todavía se mantiene, esto es A Є X, (X – {A}) -> Y .
Por ejemplo {SSN,
PNUMBER} HOURS es completamente dependiente dado que ni SSN HOURS ni PNUMBER
HOURS mantienen la dependencia. Sin embargo {SSN, PNUMBER} ENAME es
parcialmente dependiente dado que SSN ENAME mantiene la dependencia
-sabemos que una
segunda forma normal debio antes de pasar por la primera forma normal, un
atributo depende de otro y cuenta con una clave}
3.1.3 TERCERA FORMA
NORMAL
La tabla se encuentra
en 3FN si es 2FN y cada atributo que no forma parte de ninguna clave, depende
directamente y no transitivamente, de la clave primaria. Un ejemplo de este
concepto sería que, una dependencia funcional X->Y en un esquema de relación
R es una dependencia transitiva si hay un conjunto de atributos Z que no es un
subconjunto de alguna clave de R, donde se mantiene X->Z y Z->Y. Por
ejemplo, la dependencia SSN->DMGRSSN es una dependencia transitiva en
EMP_DEPT de la siguiente figura. Decimos que la dependencia de DMGRSSN el
atributo clave SSN es transitiva via DNUMBER porque las dependencias SSN->DNUMBER
y DNUMBER->DMGRSSN son mantenidas, y DNUMBER no es un subconjunto de la
clave de EMP_DEPT. Intuitivamente, podemos ver que la dependencia de DMGRSSN
sobre DNUMBER es indeseable en EMP_DEPT dado que DNUMBER no es una clave de
EMP_DEPT
3.2 ciclo de vida de un sistema de aplicaciones de base de datos
-Las etapas del ciclo de vida de una aplicación de bases de
datos son las siguientes:
Planificación del proyecto.
Definición del sistema.
Recolección y análisis de los requisitos.
Diseño de la base de datos.
Selección del SGBD.
Diseño de la aplicación.
Prototipado.
Implementación.
Conversión y carga de datos.
Prueba.
Mantenimiento. Estas etapas no son estrictamente secuenciales.
De hecho hay que repetir algunas de las etapas varias veces, haciendo lo que se
conocen como ciclos de realimentación. Por ejemplo, los problemas que se
encuentran en la etapa del diseño de la base de datos pueden requerir una
recolección de requisitos adicional y su posterior análisis.
A continuación, se muestran las tareas más importantes que se
realizan en cada etapa.
-son una serie de pasos que cada uno tiene caracteristicas
especiales y no llevan una secuencia en especifico.
3.2.1 Recolección y análisis
de información
La recolección de datos se refiere al uso de una gran
diversidad de técnicasy herramientas que pueden ser utilizadas por el analista
para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la
entrevistas, la encuesta, el cuestionario,la observación, el diagrama de flujo
y el diccionario de datos.
Todos estos instrumentos se aplicará en un momento en
particular, con lafinalidad de buscar información que será útil a una
investigación en común. En la presente investigación trata con detalle los
pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las
técnicas ya antes nombradas.
*Diseño conceptual de la base de datos
Metodología de diseño de bases de datos
El diseño de una base de datos es un
proceso complejo que abarca decisiones a muy distintos niveles. La complejidad
se controla mejor si se descompone el problema en subproblemas y se resuelve
cada uno de estos subproblemas independientemente, utilizando técnicas
específicas. Así, el diseño de una base de datos se descompone en diseño
conceptual, diseño lógico y diseño físico.
El diseño conceptual parte de las
especificaciones de requisitos de usuario y su resultado es el esquema
conceptual de la base de datos. Un esquema conceptual es una descripción de
alto nivel de la estructura de la base de datos, independientemente del SGBD
que se vaya a utilizar para manipularla. Un modelo conceptual es un lenguaje
que se utiliza para describir esquemas conceptuales. El objetivo del diseño
conceptual es describir el contenido de información de la base de datos y no
las estructuras de almacenamiento que se necesitarán para manejar esta
formación.
El diseño lógico parte del esquema
conceptual y da como resultado un esquema lógico. Un esquema lógico es una
descripción de la estructura de la base de datos en términos de las estructuras
de datos que puede procesar un tipo de SGBD. Un modelo lógico es un lenguaje
usado para especificar esquemas lógicos (modelo relacional, modelo de red,
etc.). El diseño lógico depende del tipo de SGBD que se vaya a utilizar, no
depende del producto concreto.
El diseño físico parte del esquema
lógico y da como resultado un esquema físico. Un esquema físico es una
descripción de la implementación de una base de datos en memoria secundaria:
las estructuras de almacenamiento y los métodos utilizados para tener un acceso
eficiente a los datos. Por ello, el diseño físico depende del SGBD concreto y
el esquema físico se expresa mediante su lenguaje de definición de datos.
Modelos de datos
Un modelo de datos es una serie de
conceptos que puede utilizarse para describir un conjunto de datos y las
operaciones para manipularlos. Hay
dos tipos de modelos de datos: los
modelos conceptuales y los modelos lógicos. Los modelos conceptuales se
utilizan para representar la realidad a un alto nivel de abstracción. Mediante
los modelos conceptuales se puede construir una descripción de la realidad
fácil de entender. En los modelos lógicos, las descripciones de los datos
tienen una correspondencia sencilla con la estructura física de la base de
datos.
En el diseño de bases de datos se
usan primero los modelos conceptuales para lograr una descripción de alto nivel
de la realidad, y luego se transforma el esquema conceptual en un esquema
lógico. El motivo de realizar estas dos etapas es la dificultad de abstraer la
estructura de una base de datos que presente cierta complejidad. Un esquema es
un conjunto de representaciones lingüísticas o gráficas que describen la
estructura de los datos de interés.
Los modelos conceptuales deben ser
buenas herramientas para representar la realidad, por lo que deben poseer las
siguientes cualidades:
Expresividad: deben tener suficientes
conceptos para expresar perfectamente la realidad.
Simplicidad: deben ser simples para
que los esquemas sean fáciles de entender.
Minimalidad: cada concepto debe tener
un significado distinto.
Formalidad: todos los conceptos deben
tener una interpretación única, precisa y bien definida.
El modelo entidad-relación
El modelo entidad-relación es el
modelo conceptual más utilizado para el diseño conceptual de bases de datos.
Fue introducido por Peter Chen en 1976. El modelo entidad-relación está formado
por un conjunto de conceptos que permiten
describir la realidad mediante un
conjunto de representaciones gráficas y lingüísticas.
Originalmente, el modelo
entidad-relación sólo incluía los conceptos de entidad, relación y atributo.
Más tarde, se añadieron otros conceptos, como los atributos compuestos y las
jerarquías de generalización, en lo que se ha denominado modelo
entidad-relación extendido.
Entidad Cualquier tipo de objeto o
concepto sobre el que se recoge información: cosa, persona, concepto abstracto
o suceso. Por ejemplo: coches, casas, empleados, clientes, empresas, oficios,
diseños de productos, conciertos, excursiones, etc.
Las entidades se representan
gráficamente mediante rectángulos y su nombre aparece en el interior. Un nombre
de entidad sólo puede aparecer una vez en el esquema conceptual.
Hay dos tipos de entidades: fuertes y
débiles. Una entidad débil es una entidad cuya existencia depende de la
existencia de otra entidad. Una entidad fuerte es una entidad que no es débil.
Relación (interrelación)
Es una correspondencia o asociación
entre dos o más entidades. Cada relación tiene un nombre que describe su
función. Las relaciones se representan gráficamente mediante rombos y su nombre
aparece en el interior.
Las entidades que están involucradas
en una determinada relación se denominan entidades participantes. El número de
participantes en una relación es lo que se denomina grado de la relación. Por
lo tanto, una relación en la que participan dos entidades es una relación
binaria; si son tres las entidades participantes, la relación es ternaria; etc.
Una relación recursiva es una
relación donde la misma entidad participa más de una vez en la relación con
distintos papeles. El nombre de estos papeles es importante para determinar la
función de cada participación.
La cardinalidad con la que una
entidad participa en una relación especifica el número mínimo y el número
máximo de correspondencias en las que puede tomar parte cada ocurrencia de
dicha entidad. La participación de una entidad en una relación es obligatoria
(total) si la existencia de cada una de sus ocurrencias requiere la existencia
de, al menos, una ocurrencia de la otra entidad participante. Si no, la
participación es opcional (parcial). Las reglas que definen la cardinalidad de
las relaciones son las reglas de negocio.
A veces, surgen problemas cuando se
está diseñado un esquema conceptual. Estos problemas, denominados trampas,
suelen producirse a causa de una mala interpretación en el significado de
alguna relación, por lo que es importante comprobar que el esquema conceptual
carece de dichas trampas. En general, para encontrar las trampas, hay que
asegurarse de que se entiende completamente el significado de cada relación. Si
no se entienden las relaciones, se puede crear un esquema que no represente
fielmente la realidad.
Una de las trampas que pueden
encontrarse ocurre cuando el esquema representa una relación entre entidades,
pero el camino entre algunas de sus ocurrencias es ambiguo. El modo de
resolverla es reestructurando el esquema para representar la asociación entre
las entidades correctamente.
Otra de las trampas sucede cuando un
esquema sugiere la existencia de una relación entre entidades, pero el camino
entre una y otra no existe para algunas de sus ocurrencias. En este caso, se
produce una pérdida de información que se puede subsanar introduciendo la
relación que sugería el esquema y que no estaba representada.
Atributo
Es una característica de interés o un
hecho sobre una entidad o sobre una relación. Los atributos representan las
ropiedades básicas de las entidades y de las relaciones. Toda la información
extensiva es portada por los atributos. Gráficamente, se representan mediante
bolitas que cuelgan de las entidades o relaciones a las que pertenecen.
Cada atributo tiene un conjunto de
valores asociados denominado dominio. El dominio define todos los valores
posibles que puede tomar un atributo. Puede haber varios atributos definidos
sobre un mismo dominio.
Los atributos pueden ser simples o
compuestos. Un atributo simple es un atributo que tiene un solo componente, que
no se puede dividir en partes más pequeñas que tengan un significado propio. Un
atributo compuesto es un atributo con varios componentes, cada uno con un
significado por sí mismo. Un grupo de atributos se representa mediante un
atributo compuesto cuando tienen afinidad en cuanto a su significado, o en
cuanto a su uso. Un atributo compuesto se representa gráficamente mediante un
óvalo.
Los atributos también pueden
clasificarse en monovalentes o polivalentes. Un atributo monovalente es aquel
que tiene un solo valor para cada ocurrencia de la entidad o relación a la que
pertenece. Un atributo polivalente es aquel que tiene varios valores para cada
ocurrencia de la entidad o relación a la que pertenece. A estos atributos
también se les denomina
multivaluados, y pueden tener un
número máximo y un número mínimo de valores. La cardinalidad de un atributo
indica el número mínimo y el número máximo de valores que puede tomar para cada
ocurrencia de la entidad o relación a la que pertenece. El valor por omisión es
. Por último, los atributos pueden ser derivados. Un atributo derivado es aquel
que representa un valor que se puede obtener a partir del valor de uno o varios
atributos, que no necesariamente deben ertenecer a la misma entidad o relación.
Identificador
Un identificador de una entidad es un
atributo o conjunto de atributos que determina de modo único cada ocurrencia de
esa entidad. Un identificador de una entidad debe cumplir dos condiciones:
No pueden existir dos ocurrencias de
la entidad con el mismo valor del
identificador.
Si se omite cualquier atributo del
identificador, la condición anterior deja
de cumplirse.
Toda entidad tiene al menos un
identificador y puede tener varios identificadores alternativos. Las relaciones
no tienen
identificadores.
Jerarquía de generalización
Una entidad E es una generalización
de un grupo de entidades E1,E2 ,....En , si cada ocurrencia de cada una de esas
entidades es también una ocurrencia de E. Todas las propiedades de la entidad
genérica E son heredadas por las
subentidades.
Cada jerarquía es total o parcial, y
exclusiva o superpuesta. Una jerarquía es total si cada ocurrencia de la
entidad genérica corresponde al menos con una ocurrencia de alguna subentidad.
Es parcial si existe alguna ocurrencia de la entidad genérica que no
corresponde con ninguna ocurrencia de ninguna subentidad. Una jerarquía es
exclusiva si cada ocurrencia de la entidad genérica corresponde, como mucho,
con una ocurrencia de una sola de las subentidades. Es superpuesta si existe
alguna ocurrencia de la entidad genérica que corresponde a ocurrencias de dos o
más subentidades diferentes.
Un subconjunto es un caso particular
de generalización con una sola entidad como subentidad. Un subconjunto siempre
es una jerarquía parcial y exclusiva.
LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma
verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden
ser gerentes o empleados , los cuales
son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema
propuesto o aquellos que roporcionarán datos o serán afectados por la
aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en
formaindividual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras
técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no
siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Preparación de la Entrevista
1. Determinar la
posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus
responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
2. Preparar las
preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
3. Fijar un límite
de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
4. Elegir un lugar
donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
5. Hacer la cita
con la debida anticipación (Planeación).
Conducción de la Entrevista
1. Explicar con toda amplitud el propósito y
alcance del estudio (Honestidad).
2. Explicar la función propietaria como
analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
3. Hacer preguntas
específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
4. Evitar las
preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares
(habilidad).
5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido
(Claridad).
6. Ser cortés y
comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
7. Conservar el
control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen
de la cuestión.
8. Escuchar
atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas
(Comunicación).
Secuela de la Entrevista
1. Escribir los resultados (Documentación).
2. Entregar una
copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones.
(Profesionalismo).
3. Archivar los
resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores
(Documentación).
Recabar datos mediante la Entrevista
La entrevista es una forma de conversación, no de
interrogación, al analizar las características de los sistemas con personal
seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los
analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma.
En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y
cuantitativas de la información importante. La información cualitativa está
relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o
problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números
frecuencia, o
cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor
fuente de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles
en la ecaudación de datos cuantitativos.
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia
en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la
mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden
descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia
potencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil
calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que
llenen cuestionario.
Determinación del
tipo de Entrevista
La estructura de la entrevista varía. Si el objetivo de la
entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una
serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres
Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta
estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o
cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar
cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con
sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan
al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las
personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas.
LA OBSERVACIÓN
Otra técnica útil para el analista en su progreso de
investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo.
Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación
científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan
extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus
actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la
organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo,
como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo
toma, dónde se hace y por que se hace.
Preparación para la observación
1. Determinar y
definir aquella que va a observarse.
2. Estimular el
tiempo necesario de observación.
3. Obtener la
autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
4. Explicar a las
personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
-Software con capacidad para definir,
mantener y utilizar una base de datos.Un sistema de gestión de bases de datos
debe permitir definir estructuras dealmacenamiento, acceder a los datos de
forma eficiente y segura, etc.Factores técnicos1. Organización de los datos
independientemente de las aplicaciones que los vayan a usar(independencia
lógica) y de los ficheros en los que vayan a almacenarse(independencia
física).2. Datos y aplicaciones accesibles a los usuarios y a otras
aplicaciones de la manera másamigable posible (lenguajes de consulta: SQL,
Query-by-example…)3. Datos gestionados de forma centralizada e independiente de
las aplicaciones.4. No redundancia (los datos no deben estar duplicados),
consistencia e integridad.5. Fiabilidad (protección frente a fallos).6.
Seguridad (no todos los datos deben ser accesibles a todos los usuarios).7.
Capacidad de replicación y distribución8. Disponibilidad de herramientas de
desarrollo de software9. PortabilidadFactores no técnicos1. Coste de la
adquisición del software, del hardware y coste de mantenimiento.2. Coste de
creación y conversión de la base de datos3. Coste de personal (formación y
operación).4. Disponibilidad de servicios del proveedor
-el proposito de esto es manejar
adecuadamente los datos para que en un determinado momento se pueda utilizar
esta informacion
Conducción de la observación
1. Familiarizarse con los componentes físicos del área
inmediata de observación.
2. Mientras se
observa, medir el tiempo en forma periódica.
3. Anotar lo que
se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las
descripciones vagas.
4. Si se está en
contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer
comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
5. Observar las
reglas de cortesía y seguridad.
Secuela de la observación
1. Documentar y
organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
2. Revisar los
resultados y conclusiones junto con la persona observada, el
supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.
Diagrama de Flujo
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil
para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado.
El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación
de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se
relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las
fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a
cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para
hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no
es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más
pequeño puede agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.
La metodología para prepara un Diagrama de Flujo es;
1. PROPÓSITO:
analizar como se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en
el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de
Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.
2. DETERMINAR EL NIVEL
DE DETALLE REQUERIDO.
3. DEFINIR LOS
LIMITES: después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados
y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
4. UTILIZAR
SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de
Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.
5. HACER PREGUNTAS:
para cada input, haga preguntas como:
· ¿Quién recibe
el input?
· ¿Qué es lo
primero que se hace con el input?
3.2.4 TRANSFORMACION AL MODELO DE DATOS
Etiquetas: 3EVALUACION
* el diseño de una base de datos
relacional puede seguir dos caminos. Por una parte, puede crearse tomando como
punto de partida la observación del universo en estudio, dando lugar a un
conjunto de esquemas de relaciones, que contengan los atributos y sus
restricciones. Por otra parte, puede dividirse el diseño en dos fases, la
primera de las cuales sería definir el modelo conceptual y su esquema, y la
segunda transformar el esquema conceptual en un esquema relacional mediante una
transformación realizada de acuerdo a unas reglas dadas.
* ESTO NOS MUESTRA UNA FORMA DE CREAR
UNA BASE EN LA QUE MAS SE ACOMODE A NUESTRAS NECESIDADES
3.2.5 DISEÑO FISICO DE
UNA BASE DE DATOS
El diseño físico se divide de cuatro
fases, cada una de ellas compuesta por una serie de pasos: Traducir el esquema
lógico global para el SGBD específico. Diseñar las relaciones base para el SGBD
específico. Diseñar las reglas de negocio para el SGBD específico. Diseñar la
representación física. Analizar las transacciones. Escoger las organizaciones
de ficheros. Escoger los índices secundarios. Considerar la introducción de
redundancias controladas. Estimar la necesidad de espacio en disco. Diseñar los
mecanismos de seguridad. Diseñar las vistas de los usuarios. Diseñar las reglas
de acceso. Monitorizar y afinar el sistema.
3.2.6 GENERACION DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS
desarrolló IDS (Integrated Data
Store), de General Electric. Este trabajo fue dirigido por uno de los pioneros
en los sistemas de bases de datos, Charles Bachmann. IDS era un nuevo tipo de
sistema de bases de datos conocido como sistema de red, que produjo un gran
efecto sobre los sistemas de información de aquella generación. El sistema de
red se desarrolló, en parte, para satisfacer la necesidad de representar
relaciones entre datos más complejas que las que se podían modelar con los
sistemas jerárquicos, y, en parte, para imponer un estándar de bases de datos.
Para ayudar a establecer dicho estándar, CODASYL (Conference on Data Systems
Languages), formado por representantes del gobierno de EEUU y representantes
del mundo empresarial, formaron un grupo denominado DBTG (Data Base Task
Group), cuyo objetivo era definir unas especificaciones estándar que
permitieran la creación de bases de datos y el manejo de los datos. El DBTG
presentó su informe final en 1971 y aunque éste no fue formalmente aceptado por
ANSI (American National Standards Institute), muchos sistemas se desarrollaron
siguiendo la propuesta del DBTG.
Organización de los sistemas de
bases de datos. El diseño de un sistema de base de datos distribuido (SBDD) implica
la toma de decisiones sobre la ubicación de los programas que accederán a la
base de datos y sobre los propios datos que constituyen esta última, a lo largo
de los diferentes puestos que configuren una red de computadoras. Clasificación
Tradicionalmente se ha
clasificado la organización de los sistemas de bases de datos distribuidos
sobre tres dimensiones:
Nivel de compartimiento
El nivel de compartimiento
presenta tres alternativas: inexistencia, es decir, cada aplicación y sus datos
se ejecutan en una computadora con ausencia total de comunicación con otros
programas u otros datos; se comparten sólo los datos y no los programas, en tal
caso existe una réplica de las aplicaciones en cada máquina y los datos viajan
por la red; y se reparten datos y programas, dado un programa ubicado en un
determinado sitio, éste puede solicitar un servicio a otro programa localizado
en un segundo lugar, el cual podrá acceder a los datos situados en un tercer
emplazamiento.
Características de acceso a los
datos
Respecto a las características de
acceso a los datos existen dos alternativas principalmente: el modo de acceso a
los datos que solicitan los usuarios puede ser estático, es decir, no cambiará
a lo largo del tiempo, o bien, dinámico. Se puede comprender la dificultad de
encontrar sistemas distribuidos reales que puedan clasificarse como estáticos.
Sin embargo, lo realmente importante radica, estableciendo el dinamismo como
base, cuántas variaciones sufre a lo largo del tiempo. Esta dimensión establece
la relación entre el diseño de bases de datos distribuidas y el procesamiento
de consultas.
Nivel de conocimiento
La tercera clasificación es el
nivel de conocimiento de las características de acceso. Una posibilidad es,
evidentemente, que los diseñadores carezcan de información alguna sobre cómo
los usuarios acceden a la base de datos. Es una posibilidad teórica, pero sería
muy laborioso abordar el diseño de la base de datos con tal ausencia de
información. Lo más práctico sería conocer con detenimiento la forma de acceso
de los usuarios. A la hora de abordar el diseño de una base de datos
distribuida se puede optar principalmente por dos tipos de estrategias: la
estrategia ascendente y la estrategia descendente. La estrategia ascendente
podría aplicarse en aquel caso donde haya que proceder a un diseño a partir de
un número de pequeñas bases de datos existentes, con el fin de integrarlas en
una sola. En este caso se partiría de los esquemas conceptuales locales y se
trabajaría para llegar a conseguir el esquema conceptual global. La estrategia
descendente debería resultar familiar a la persona que posea conocimientos
sobre el diseño de bases de datos, exceptuando la fase del diseño de la
distribución.
2.1.1 Diseño de
tablas
Aquí veremos cómo crear una tabla
de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas
siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos
proporciona Access 2007.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la
pestaña Crear para visualizar sus opciones.
En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
· El botón Tabla
abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en
la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo
de datos que tiene la columna.
· Vista diseño es
el método que detallaremos en esta unidad didáctica
· Plantillas de
tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla
de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
· Listas de
SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde
el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personas con acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en
vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es
decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones
como claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es
seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el
botón de Vista de Diseño en la barra de estado:
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no
hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por
defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las
columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en
la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la
tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas
(General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir
características adicionales de la columna que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da
algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento
el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre
del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de
un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las
columnas que compondrá la tabla
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al
pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como
tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha
de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Observa como una vez tengamos
algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la
correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más
características del campo, características que veremos con detalle en la unidad
temática siguiente.A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera
columna de la rejilla.Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que
únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del
campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa
qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la
hoja de datos.Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los
campos (columnas) de la tabla.
2.1.3 OPERACIONES PRINCIPALES
Selección: Mediante esta operación se obtiene un conjunto de filas
con todas las columnas de la tabla. Se seleccionan determinadas filas
incluyendo una condición. Se utilizan los operadores booleanos "and"
(Y)," or" (O), "not" (NO).
La representación sería la
siguiente:
Ejemplo de selección.
Partimos de la siguiente tabla de
empleados:
Realizamos la siguiente operación
de selección:
La tabla resultante sería la
siguiente:
Proyección: esta operación nos devuelve una nueva tabla con las columnas
seleccionadas de otra.
La representación sería la
siguiente:
Ejemplo de proyección:
Sobre la tabla anterior
proyectamos la columna salario y nombre
quedando como resultado la siguiente tabla
Operaciones binarias
Unión: Esta operación solo se
puede hacer si las tablas tienes las mismas columnas, es decir, por ejemplo si
tuviéramos una tabla llamada empleados2 con las mismas columnas tan solo
tendríamos que añadir las filas de ambas tablas en una única tabla.
Su representación sería la siguiente: Tabla1 u Tabla2
Diferencia: de la misma forma que
la unión la diferencia tan solo se puede realizar si las dos tablas tienen las
mismas columnas. Su representación sería la siguiente: Tabla1 - Tabla2
Con las siguientes tablas:
El resultado sería el siguiente:
Producto cartesiano: se realiza con dos tablas distintas pero
relacionadas por alguna columna, siempre y cuando el nombre de la columna no
sea el mismo.
Su representación sería la
siguiente: Tabla1 x Tabla2
Ejemplo de producto cartesiano:
partimos de las dos tablas siguientes:
Como resultado del producto
cartesiano tendríamos la siguiente tabla:
2.1.3 Definición de claves
2.1.3 Definición de
claves
La clave principal de una tabla
consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila
almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo,
como un número de Id., un número de serie o un código que sirve de clave
principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un
número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la
clave principal de la tabla.
Un buen candidato para una clave
principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar
inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo
(siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o,
preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal
para reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Siempre debe especificar una
clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la
clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access
comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave
principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la
vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le
asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está
oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.
Cambiar a la vista
Diseño
Haga clic con el botón secundario
del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
O bien
Haga clic con el botón secundario
del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic en Vista Diseño en la
barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal,
o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene ninguna, debe
utilizar la vista Diseño.
Establecer o cambiar la
clave principal
Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos
que desea utilizar como clave principal
Para seleccionar un campo, haga
clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios ampos,
presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
En la ficha Diseño, en el grupo
Herramientas, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la
izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
Quitar la clave principal
Abra la tabla en la vista Diseño.
Haga clic en el selector de filas de la
clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo
campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios
campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
En la ficha Diseño, en el grupo
Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir
ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea un
campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor
exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico,
Access lo utiliza como clave principal.
2.1.4 Relaciones entre
tablas
Para crear relaciones en Access
2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en
el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de
datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte
de la relación a crear.
Seleccionar una de las tablas que
pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla
remarcada.
Hacer clic sobre el botón
Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores
hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.
Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Ahora aparecerá la ventana
Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.
Para crear la relación:
Ir sobre el campo de relación de
la tabla principal (en nuestro caso codigo).
Pulsar el botón izquierdo del
ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla
secundaria (aulaClic_Facturas).
Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Modificar relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar
los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y
aulaClic_Facturas) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación
(codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de
información y por lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior el
Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los
campos de relación (en nuestro caso uno a varios).
Activar el recuadro Exigir
integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si se desea, se puede activar las
casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada
los registros relacionados.
Si quieres saber más sobre
integridad referencial y operaciones en cascada haz clic aquí
Para terminar, hacer clic sobre
el botón Crear.
Se creará la relación y ésta
aparecerá en la ventana Relaciones.
Añadir tablas a la ventana
Relaciones.
Si ya hemos creado una relación y
queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones
debemos añadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la
ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña
Herramientas de base de datos.
Para añadir la tabla hacer clic
sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.
Añadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de diálogo.
Quitar tablas de la ventana
Relaciones.
Si queremos eliminar una tabla de
la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la
ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña
Herramientas de base de datos.
Después podemos elegir entre:
· hacer clic con el botón derecho sobre
la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá,
·
hacer clic sobre la tabla
para seleccionarla y hacer clic
en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya
creadas:
Posicionarse en la ventana
Relaciones y elegir entre estas dos formas:
· hacer clic con el botón derecho sobre
la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú
contextual que aparecerá,
o bien,
· hacer clic sobre la relación a
modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que encontrarás en la
pestaña Diseño de la banda de opciones.
Se abrirá el cuadro de diálogo
Modificar relaciones estudiado anteriormente.
Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Eliminar relaciones.
Si lo que queremos es borrar la
relación podemos:
· hacer clic con el botón derecho sobre
la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual,
o bien,
· hacer clic con el botón izquierdo
sobre la relación, la relación quedará seleccionada, y a continuación pulsar la
tecla DEL o SUPR.
La relación queda eliminada de la
ventana y de la base de datos.
Limpiar la ventana relaciones
Cuando nuestra base de datos
contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar
a ser tan compleja que sea difícil interpretarla. Podemos salvar esta
dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella únicamente las tablas
que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opción Borrar
diseño y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuación.
Para limpiar la ventana
Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño en la pestaña Diseño:
Desaparecerán todas las tablas y
todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la
ventana pero siguen existiendo en la base de datos, únicamente hemos limpiado
la ventana.
A partir de ese momento podemos
ir añadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opción Mostar
tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con
la opción Mostrar directas que explicaremos a continuación.
Mostrar relaciones directas
Esta opción nos permite
visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla
determinada para ello:
Posicionarse en la ventana
Relaciones y elegir entre:
· hacer clic con el botón derecho sobre
la tabla y elegir la opción Mostrar directas del menú contextual que aparecerá,
· hacer clic sobre la tabla para
seleccionarla y hacer clic en el botón Mostrar relaciones directas en la
pestaña Diseño.
Aparecerán todas las relaciones
asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.
Visualizar todas las relaciones
Si queremos visualizar en la
ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana
Relaciones y elegir entre:
· hacer clic con el botón derecho sobre
el fondo de la ventana y elegir la opción Mostrar todo del menú contextual que
aparecerá,
2.2 Formularios
Un formulario es un objeto de
base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de
una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a
los datos, como que campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo,
puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una
tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un
formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos.
Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el
fin de automatizar las acciones frecuentes.
Considera los formularios como
ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un
formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no
tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo,
resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de
ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.
2.2.1 Creación de un
formulario
Para crear un formulario tenemos varias
opciones.
Podemos acceder a todas ellas
desde la pestaña Crear.
Diseño del formulario abre un
formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es
más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado
modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta
unidad veremos más adelante cómo modificar el
diseño de un formulario.
Asistente para formularios
utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del
formulario.
Formulario consiste en crear
automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o
consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la
utilización de gráficos dinámicos.
EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS.
Para arrancar el asistente para
formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en
la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del
asistente:
En esta ventana nos pide
introducir los campos a incluir en el formulario.
Primero seleccionamos la tabla o
consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el
origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será
crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del
formulario esa consulta.
A continuación seleccionamos los
campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el
botón o simplemente doble clic sobre
el campo.
Si nos hemos equivocado de campo
pulsamos el botón y el campo se quita de
la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los
campos a la vez haciendo clic sobre el botón
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
Una vez seleccionada la
distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la
siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la
distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con
esa distribución.
En esta pantalla elegimos el
estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que
tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo
que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del
asistente para formularios:
En esta ventana el asistente nos
pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado
al formulario.
Antes de pulsar el botón
Finalizar podemos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o
introducir información en este caso veremos el resultado del formulario
preparado para la edición de registros, por ejemplo:
Comentarios
No tienes permiso para agregar
comentarios.
2.2.2 Modificar un
formulario
Para editar datos de una tabla
utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionándonos en él en
el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción en el menú contextual.
O simplemente hacer doble clic
sobre el nombre del formulario.
Aparecerán los datos del origen
del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario).
Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si
estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de
la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo único que cambia es
el aspecto de la pantalla.
E
La vista diseño de
formulario
La vista diseño es la que nos
permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cómo debe
presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los
controles que veremos más adelante.
· Para entrar en la vista diseño debemos
buscar el formulario en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre él
para seleccionar la opción en el menú contextual.
Nos aparece la ventana Diseño de
formulario:
· El área de diseño consta de tres
secciones:
La sección Encabezado de
formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
formulario.
La sección Detalle, en ella
aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o uno
sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios
registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el
diseño correspondiente a un sólo
registro.
La sección Pie de formulario, en
ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el
encabezado o el pie haciendo clic en el botón Encabezado o Pie del formulario
de la pestaña Organizar:
Alrededor del área de diseño
tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles,
también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles
dentro del área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o
la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, que
puedes ver en la imagen anterior.
2.2.3 Agregar objetos a
un formulario
En este apartado veremos las
opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando entramos
en la Vista Diseño del formulario.
El primer botón que vemos es uno
de los más útiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista
a otra
Si lo desplegamos podemos elegir
entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que
nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido
en la vista diseño.
Access 2007 introduce la Vista
Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con
la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos
muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea
aproximada de cómo será su aspecto final.
También podremos acceder a las
vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico dinámico, que ya hemos
comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.
En la sección Herramientas podrás
encontrar el botón Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer
el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de
datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más
adelante.
En la parte central puedes ver la
sección Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para
que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
Todo formulario tiene asociada
una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el
lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones),se accede a esta página de código
haciendo clic sobre el botón
Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro
Propiedades del control seleccionado.
Recuerda que en cualquier momento
puedes hacer clic en el botón para
acceder a la ayuda de Access.
Para mayor informacion sobre cada
uno de los controles visita el siguiente link:
2.3 Consultas
Las consultas son los objetos de
una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e
incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de
consultas:
· Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o
nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los
criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los
datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una
consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está
físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se
abre se vuelve a calcular).
· Consultas de acción.
Son consultas que realizan
cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de
eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
· Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden
definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir
directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para
definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
2.3.1 Consultas por
Asistente
Para crear una consulta, seguir
los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se
encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de
Consulta en la pestaña Crear:
· También tenemos la posibilidad de
utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para
crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón
Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo
El Asistente para consultas
sencillas crea una consulta de selección sencilla
Al entrar en la Vista Diseño de
consulta nos pide primero las tablas y los campos de los que la consulta sacará los datos con un
cuadro de diálogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que
queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
Si queremos sacar datos de varias
tablas agregar de la misma forma las demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el
botón Cerrar.
Aparecerá la ventana Vista Diseño
de consultas.
2.3.3 Consultas por
parámetros
Si observas la pantalla, en la
parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con
sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE
definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE
corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que
detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos profundizando en la
explicación:
Campo: ahí ponemos el campo a
utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser
el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la
que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en
varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las
filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de
verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se
suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta
pero no queremos que aparezca en
el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los
alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los
alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya que todos
son de la misma población.
Criterios: sirve para especificar
un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben
cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta.
Por lo tanto está formado por una
condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se
utilizan para combinar condiciones.
AÑADIR CAMPOS
Para añadir campos a la
cuadrícula podemos:
· Hacer doble clic sobre el nombre del
campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna
libre de la cuadrícula.
· Hacer clic sobre el nombre del campo
que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el
campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna
delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
· Hacer clic sobre la fila Campo: de una
columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la
lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de
tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista
seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable
sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.
· También podemos teclear directamente
el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.
· Si queremos que todos los campos de la
tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco *
(sinónimo de 'todos los campos').
DEFINIR CAMPOS CALCULADOS
Los campos calculados son campos
obtenidos del resultado de una expresión o de una función.
ENCABEZADOS DE COLUMNA
Podemos cambiar el encabezado de
las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el
encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese
encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del
campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los
campos calculados.
En la consulta que aparece más
arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta tendrá en el encabezado
Mes_Factura y en la columna se visualizará el mes de la fecha de la
factura (tenemos un campo
calculado que utiliza la función mes( ), función que obtiene el mes de una
fecha).
CAMBIAR EL ORDEN DE LOS
CAMPOS
Si hemos incluido campos en la
cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una
columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.
· Para mover una columna arrastrándola:
Posicionar el cursor sobre el
extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la
columna aparecerá resaltada (está seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha
Pulsar el botón del ratón y sin
soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada.
· Para mover una columna cortándola:
Seleccionar la columna
(posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece
la flecha hacer clic).
Hacer clic sobre el icono en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X),
desaparecerá la columna.
A continuación crear una columna
en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la
opción Insertar Columnas de la pestaña Diseño.
Seleccionar esa columna y hacer
clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+V).
GUARDAR LA CONSULTA
Podemos Guardar la consulta
· haciendo clic sobre el botón GUARDAR
de la barra de Acceso Rápido,
o bien,
· seleccionando la opción Guardar del
Botón de Office .
Si es la primera vez que
guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre
excepto el de una tabla ya creada.
A continuación hacer clic sobre
el botón Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer
clic sobre su botón CERRAR.
EJECUTAR LA CONSULTA
Podemos ejecutar una consulta
desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de Exploración.
· Desde el Panel de Exploración:
Haciendo doble clic sobre su nombre.
· Desde la vista diseño de la consulta:
Haciendo clic sobre el botón
Ejecutar de la pestaña Diseño:
Cuando estamos visualizando el
resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que
cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de
los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla
(excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA
CONSULTA
Si lo que queremos es modificar
el diseño de una consulta:
Situarse en el Panel de
Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.
En el menú contextual seleccionar
A menudo, en una consulta
necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que
queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por
ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una
determinada Población, la población la introducirá el usuario cuando Access se
lo pida.
En este caso necesitamos utilizar
en nuestra consulta un parámetro.
En parámetro funciona de forma
parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el
usuario cuando se ejecuta laconsulta.
En una consulta cuando utilizamos
un nombre de campo que no está en el origen de datos, Access considera este
campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el
valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este:
En el ejemplo anterior, en la
consulta tendríamos que añadir una condición de búsqueda que especifique que la
Población es igual al Valor a introducir, de esta manera:
Ojo! cuando pongamos el nombre
del parámetro esimportante es cribirlo entre corchetes, de lo contrario Access
le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre de parámetro sino como
un valor.
Otra forma de utilizar un
parámetro en una consulta esdefiniéndolo mediante el botón Parámetros de la
pestaña Diseño.
En este caso, después de elegir
la opción, se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta donde podemos
indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.
2.4 Informes
Los informes sirven para
presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La
diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los
informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por
grupos.
En este tema veremos cómo crear
un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una vez creado.
Para crear un informe podemos
utilizar a sección Informes que encontrarás en la pestaña Crear:
Diseño de informe abre un informe
en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos
objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que
en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido
crear un autoinforme o utilizar
el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar
el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo
modificar el diseño de un informe.
· Asistente para informes utiliza un
asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.
· Informe consiste en crear
automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o
consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
· Informe en blanco abre un informe en
blanco en vista Presentación
La vista diseño es la que nos
permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar
los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que
veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.
· Para entrar en la vista diseño debemos
posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a
continuación hacemos clic en el botón
Nos aparece la ventana diseño:
El área de diseño consta
normalmente de cinco secciones:
La sección Encabezado del
informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.
La sección Encabezado de página,
en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.
La sección Detalle, en ella
aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo
por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en
una página, debemos indicar en la
sección Detalle el diseño
correspondiente a un sólo registro.
La sección Pie de página, en ella
ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.
La sección Pie de informe, en
ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados
y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página
del informe que encontrarás en la pestaña Organizar:
Si quitamos las secciones
perderemos todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, sólo tenemos que
volver a seleccionar la opción.
· Alrededor del área de diseño tenemos
las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también
disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del
área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o
la cuadrícula tenemos en la sección Mostrar u ocultar las opciones Regla y
Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
La pestaña Diseño de informe
Si has entrado en diseño de informe podrás ver
la pestaña de Diseño que muestra las siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro,
es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuación describiremos los
distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primer botón nos permite pasar
de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que
estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra un hibrido entre
la vista Informes y Diseño y
finalemente la Vista Informes que
muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite
ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a impresora.
Haciendo clic en el botón Agregar
campos existentes harás aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el
que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo
añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
El botón permite modificar los
niveles de agrupamiento como veremos más adelante.
Todo informe tiene asociada una
página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el
lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa página de código
haciendo clic sobre el botón
Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro
Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas
a las de un formulario.
2.4.2 Creación de un
informe utilizando un Asistente
Para arrancar el asistente para
informes haz clic en el botón Asistente para informes que puedes ver en la
imagen anterior.
Aparece la primera ventana del
asistente:
En esta ventana nos pide
introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o
consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el
origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será
crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del
informe esa consulta.
A continuación seleccionamos los
campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el
botón o simplemente doble clic sobre el
campo.
Si nos hemos equivocado de campo
pulsamos el botón y el campo se quita
de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los
campos a la vez haciendo clic sobre el botón
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el
botón
A continuación pulsamos el boton
Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página...
En esta pantalla elegimos los
niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que
aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una
cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales
de ese grupo.
Para añadir un nivel de
agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el
cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece
un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona
central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro
ejemplo, encima aparece un grupo por población, y encima un grupo por código
postal.
Para quitar un nivel de
agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botón .
Si queremos cambiar el orden de
los grupos definidos utilizamos los botones
, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha
hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo
clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En este cuadro aparecen los
distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que
define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:,
desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo
contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc...
Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de
agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente> y pasamos a la
siguiente ventana que verás en la siguiente página.
En esta pantalla podemos elegir
ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación. Seleccionamos el
campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y
elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente, para elegir una
ordenación descendente hacer clic sobre el botón Ascendente y pasará a ser
Descendente.
Podemos elegir un tipo de
ordenación diferente en los distintos campos de ordenación.
Para seguir con el asistente
hacemos clic sobre el botón Siguiente> y aparece la siguiente ventana:
En esta pantalla elegimos la
distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa
distribución.
En el cuadro Orientación podemos
elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opción Ajustar el ancho
del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el
asistente generará los campos tal como lo dice la opción.
A continuación pulsamos el botón
Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver en la siguiente página...
En esta pantalla elegimos el
estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene
definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendrá el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo
que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del
asistente para informes:
En esta ventana el asistente nos
pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al
informe.
Antes de pulsar el botón
Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este
caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión
o bien
Modificar el diseño del informe,
si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde
podremos modificar el aspecto del informe.
2.4.3 Creación de un informe
utilizando tablas
Si ninguna de las opciones para la creación automática de
informes resultara apropiada para sus necesidades, o bien deseara acudir a la
ventana de diseño para modificar la estructura o organización de informes
creados por el Asistente o de autoinforme, siga estos pasos:
1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.
2. Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo
Nuevo Informe
3. Elija Vista Diseño en el cuadro de diálogo nuevo informe.
4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo
del tipo de informe que se dispone a crear.
· Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los
datos en los que desea basar el informe
· Si desea crear un informe que utilice datos de más de una
tabla, base su informe en una consulta.
· Si desea confeccionar un informe independiente, no
seleccione nada de esta lista.
5. Pulse en Aceptar.
Microsoft Access presenta la ventana informe en la vista
Diseño, junto con el
cuadro de herramientas
1.1.1 Base de datos
.
Definición de base de
datos
Una base de datos es
un conjunto de información relacionada que
se encuentra agrupada o estructurada
.
1.1.2 Dato, campo y registro
Dato: Una
representación simbólica ya sea numérica o alfabética de un atributo o
característica de una entidad
.Campo: Es
un espacio de almacenamiento para un dato en particular.
Registro: Un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla.
1.1.3 Tablas, claves y
relaciones
Tabla: Se refiere al tipo de
modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su
estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de
cálculo. (Las tablas se componen de dos estructuras, Registros y Campos).
Una clave ajena o foránea es un
atributo de una tabla o adición de atributos ya existentes a una tabla; esta
inclusive puede ser una clave primaria de otra tabla. Sin embargo los atributos
de una clave foránea no necesariamente tienen que formar parte de la clave
primaria de la tabla a la que pertenecen. Tampoco es obligatoria la existencia
de estas claves; ósea puede existir una tabla sin una clave foránea.
Relaciones: La Relación se define
como una asociación establecida entre campos comunes de dos tablas, en la que
se pueden combinar información de varias tablas, por medio de campos comunes.
1.1.4 Consultas y formularios
Consultas: Es el método para acceder a los datos en las
bases de datos. Con las consultas se puede modificar, borrar, mostrar y agregar
datos en una base de datos.
Existen dos grandes tipos de consultas: de acción y de
selección.
Consultas de acción: realizan cambios a los registros. Las
consultas de acción pueden ser, a su vez, para creación de nuevas tablas,
eliminación, actualización, referencias cruzadas y datos anexados.
Consultas de selección: son tablas donde los datos han sido
filtrados y solo se muestran aquellos cuyos criterios hayamos especificado.
Formularios: Es una interfaz con componentes para la
visualización, la entrada o la selección de datos.
1.1.4 Informes y reportes
Informes: Es un archivo que se crea mediante el Diseñador de
informes o el Generador de informes. Esta definición proporciona una
descripción completa de conexiones de orígenes de datos, consultas utilizadas
para recuperar datos, expresiones, parámetros, imágenes, cuadros de texto,
tablas y cualquier otro elemento de tiempo de diseño que podrá incluir en un
informe.
Reportes: Los reportes son informes que organizan y exhiben
la información contenida en la base de datos.
1.1.6 Tipos de Gestores de Bases de Datos
Es un software que permite introducir, organizar y recuperar
la información de las bases de datos
Los DBMS (Sistemas Administradores de Bases de Datos)
El DBMS: es un conjunto de programas que se encargan de
manejar la creación y todos los accesos a las bases de datos, son un tipo de
software muy especifico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos,
el usuario y las aplicaciones que la utilizan, está compuesto por:
DDL (Data Definition language): Lenguaje de Definición de
Datos. Por medio de este el DBMS identifica las descripciones de los elementos
de los esquemas y almacena la descripción del esquema en el catalogo del DBMS.
Por medio de este el DBMS especifica el esquema conceptual e interno (Base de
datos Almacenada). DML (Data
Manipulation language): Lenguaje de Manipulación de Datos. Permite la
manipulación de las operaciones de Inserción, Eliminación y Modificación. SQL:
Lenguaje de Consulta.
Ejemplos: Oracle, Access, Informix, SQL Server.
1.2 Modelos de Bases de Datos
Un modelo de base de datos o esquema de base de datos es la
estructura o el formato de una base de datos, descrita en un lenguaje formal
soportada por el sistema de gestión de bases de datos. En otras palabras, un
"modelo de base de datos" es la aplicación de un modelo de datos
usado en conjunción con un sistema de gestión de bases de datos.
1.2.1 Modelos de Bases de Datos
Un modelo de base de datos o esquema de base de datos es la
estructura o el formato de una base de datos, descrita en un lenguaje formal
soportada por el sistema de gestión de bases de datos. En otras palabras, un
"modelo de base de datos" es la aplicación de un modelo de datos
usado en conjunción con un sistema de gestión de bases de datos.
Los esquemas generalmente son almacenados en un diccionario
de datos. Aunque un esquema se defina en un lenguaje de base de datos de texto,
el término a menudo es usado para referirse a una representación gráfica de la
estructura de la base de datos.
Los Modelos de base de datos son:
- Modelo de Red
- Modelo Jerárquico
- Modelo Entidad Relación
- Modelo Relacional
1.2.2 Modelo de Red
1.2.2 Modelo jerárquico
En una base de datos,
un tipo de entidad es el equivalente de una tabla; cada registro individual es
representado como una fila y un atributo como una columna. Los tipos de entidad
son relacionados el uno con el otro usando 1: Trazar un mapa de n, también
conocido como relación de uno a varios. El ejemplo más aprobado de base de
datos jerárquica modela es un IMS diseñado por la IBM.
1.2.3 Modelo entidad-relación
Un diagrama o modelo
entidad-relación (a veces denominado por sus siglas en inglés, E-R "Entity
relationship", o del español DER "Diagrama de Entidad Relación")
es una herramienta para el modelado de datos que permite representar las
entidades relevantes de un sistema de información así como sus interrelaciones
y propiedades.
Modelo relacional
El modelo relacional
para la gestión de una base de datos es un modelo de datos basado en la lógica
de predicados y en la teoría de conjuntos. Es el modelo más utilizado en la
actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente.
Tras ser postuladas sus bases en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios
IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma
en los modelos de base de datos.
Su idea fundamental
es el uso de «relaciones». Estas relaciones podrían considerarse en forma
lógica como conjuntos de datos llamados «tuplas». Pese a que ésta es la teoría
de las bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank Codd, la mayoría de
las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar, esto es,
pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por
registros (cada fila de la tabla sería un registro o tupla), y columnas
(también llamadas campos).
1.3 Requerimientos de Construcción
1. Determinar la finalidad de la base de datos
2. Buscar y organizar la información necesaria
3. Dividir la información en tablas
4. Convertir los elementos de información en columnas
5. Especificar claves principales
6. Definir relaciones entre las tablas
7. Ajustar el diseño
8. Aplicar las reglas de normalización
1.3.1 Modelo ANSI PARK
La arquitectura de sistemas de bases de datos de tres
esquemas fue aprobado por la ANSI-SPARC (American National Standard Institute -
Standards Planning and Requirements Committee) en 1975 como ayuda para
conseguir la separación entre los programas de aplicación y los datos, el
manejo de múltiples vistas por parte de los usuarios y el uso de un catalogo
para almacenar el esquema de la base de datos.
ARQUITECTURA DE TRES NIVELES
La arquitectura de sistemas de bases de datos de tres
esquemas fue aprobado por la ANSI-SPARC (American National Standard Institute -
Standards Planning and Requirements Committee) en 1975 como ayuda para
conseguir la separación entre los programas de aplicación y los datos, el
manejo de múltiples vistas por parte de los usuarios y el uso de un catálogo
para almacenar el esquema de la base de datos.
• Nivel interno: Tiene un esquema interno que describe la
estructura física de almacenamiento de base de datos. Emplea un modelo físico
de datos y los únicos datos que existen están realmente en este nivel.
• Nivel conceptual: Tiene esquema conceptual. Describe la
estructura de toda la base de datos para una comunidad de usuarios. Oculta los
detalles físicos de almacenamiento y trabaja con elementos lógicos como
entidades, atributos y relaciones.
• Nivel externo o de vistas: Tiene varios esquemas externos
o vistas de usuario. Cada esquema describe la visión que tiene de la base de
datos a un grupo de usuarios, ocultando el resto.
El objetivo de la arquitectura de tres niveles es el de
separar los programas de aplicación de la base de datos física.
La mayoría de los SGBD no distinguen del todo los tres
niveles. Algunos incluyen detalles del nivel físico en el esquema conceptual.
En casi todos los SGBD que se manejan vistas de usuario, los esquemas externos
se especifican con el mismo modelo de datos que describe la información a nivel
conceptual, aunque en algunos se pueden utilizar diferentes modelos de datos en
los niveles conceptual y externo.
Hay que destacar que los tres esquemas no son más que
descripciones de los mismos datos pero con distintos niveles de abstracción.
Los únicos datos que existen realmente están a nivel físico, almacenados en un
dispositivo como puede ser un disco. En un SGBD basado en la arquitectura de
tres niveles, cada grupo de usuarios hace referencia exclusivamente a su propio
esquema externo. Por lo tanto, el SGBD debe transformar cualquier petición
expresada en términos de un esquema externo a una petición expresada en
términos del esquema conceptual, y luego, a una petición en el esquema interno,
que se procesará sobre la base de datos almacenada. Si la petición es de una
obtención (consulta) de datos, será preciso modificar el formato de la
información extraída de la base de datos almacenada, para que coincida con la
vista externa del usuario. El proceso de transformar peticiones y resultados de
un nivel a otro se denomina correspondencia o transformación. Estas
correspondencias pueden requerir bastante tiempo, por lo que algunos SGBD no
cuentan con vistas externas.
La arquitectura de tres niveles es útil para explicar el
concepto de independencia de datos que podemos definir como la capacidad para
modificar el esquema en un nivel del sistema sin tener que modificar el esquema
del nivel inmediato superior.
1.4 Algebra relacional
El álgebra relacional permite entender el modelo relacional
de bases de datos desde la perspectiva matemática. Aquí se introducen los
fundamentos del álgebra relacional y se les relaciona con la estructura del
lenguaje de consulta de bases de datos relacionales SQL, para conectar la
teoría con la práctica.
1.4.1 Operadores Primitivos
Son varios los operadores que podríamos llamar primitivos:
los tradicionales de teoría de conjuntos unión, diferencia y producto
cartesiano, y los especialmente introducidos por Codd de restricción y
proyección; además, existen otros operadores que se pueden considerar derivados,
ya que se pueden deducir de los primitivos.
El aspecto dinámico del modelo relacional en lo que al
álgebra se refiere, lo constituye una colección de operadores que, aplicados a
las relaciones, dan como resultado nuevas relaciones (propiedad de cierre).
Los operandos del álgebra son las relaciones y los
operadores se aplican a las relaciones a fin de formular consultas a la BD.
Existen diversos tipos de operadores primitivos los cuales
van a ir variando de acuerdo a la necesidad de el usuario de la base de datos,
de estos mismos se pueden derivar otros para poder asi hacer la relacion de las
tablas .
1.4.2 OPERADORES DERIVADOS
Los operadores derivados son aquellos que se pueden expresar
siempre en función de operadores primitivos, pero su introducción tiene por fin
la simplificación de las consultas.Combinación o joinLa combinación de dos
relaciones respecto de sus columnas d y k es otra relación constituida por
todos los pares de tuplas concatenadas, tales que, en cada par, las columnas d
y k de las correspondientes tuplas satisfacen la condición especificada. Si la
condición es de igualdad se denomina combinación por igualdad (también se
denomina equijoin o join).Intersección La intersección de dos relaciones compatibles
en sus esquema es otra relación definida sobre el mismo esquema de relación,
cuya extensión estará constituida por las tuplas que pertenezcan a ambas
relaciones. Se denota por la letra I.División La división de dos relaciones
otra relación cuya extensión estará formada por las tuplas que al completarse
con las tuplas de la segunda relación permiten obtener la primera.
1.4.3 OPERADORES ADICIONALES DE CONSULTA
Los operadores permiten realizar operaciones aritméticas,
comparaciones, concatenaciones o asignaciones de valores. Por ejemplo, puede
probar datos para comprobar que la columna de país o región de los datos de
clientes está llena o no es nullen las consultas, cualquier persona que pueda
ver los datos de la tabla que se deben usar con algún tipo de operador puede
realizar operaciones. Para poder cambiar los datos correctamente, debe disponer
de los permisos adecuados.
En Microsoft SQL Server, los operadores se utilizan para lo
siguiente:
Cambiar datos, permanente o temporalmente.
Buscar filas o columnas que cumplan una condición
determinada.
Implementar una decisión entre columnas de datos o entre
expresiones.
Probar determinadas condiciones antes de iniciar o confirmar
una transacción, o antes de ejecutar determinadas líneas de código. El uso de
estos operadores no son mas que herramientas que facilitan la consulta de una
forma rapida con el uso de la busqueda y de esta manera contar con la
información mas rápida y precisa.
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